Скрылся учредитель-директор со всеми документами печатью и первичной документацией

Смена директора и передача документов новому руководителю

В процессе деятельности любой компании образуется значимый объем документации, как обязательной в силу требований закона, так и не обязательной.

По общему правилу обеспечить наличие и хранение обязательных в силу закона документов должен исполнительный орган компании (далее – «директор»), поскольку именно он в силу закона осуществляет руководство текущей деятельностью юридического лица, а без таких документов невозможно осуществлять свои полномочия[ii]. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreators

Отдельно следует отметить, что, например, ведение и хранение бухгалтерской документации директор может передать главному бухгалтеру компании, впрочем, оставаясь при этом ответственным за организацию ведения бухгалтерского учета и хранение бухгалтерских документов.

Таким образом, если директор не осуществляет непосредственного хранения бухгалтерской документации, а только организует ее хранение, то испрашивать такую документацию у директора можно только в случае, если непосредственно на него была возложена обязанность по хранению бухгалтерской документации.

Для осуществления своих полномочий директор имеет доступ ко всей документации, связанной с деятельностью компании, и как его исполнительный орган отвечает за сохранность документов.

Руководитель при осуществлении им прав и исполнении обязанностей должен действовать в интересах компании добросовестно и разумно. Данное правило распространяется и на момент прекращения полномочий руководителя, ведь юридическому лицу (и, соответственно, новому директору) для продолжения нормального функционирования объективно необходимы документы, находящиеся у теперь уже бывшего руководителя.

После прекращения своих полномочий теперь уже бывший директор обязан передать вновь избранному руководителю компании имеющуюся у него документацию компании. Если этого не происходит, то следует направить ему письменное требование о предоставлении документов.

При этом новый руководитель не должен доказывать наличие у бывшего директора тех истребуемых документов, которые компания обязана иметь и хранить в силу требований закона. Данный вывод подтверждается судебной практикой.

В отношении же остальных документов будет действовать иное правило – новый руководитель должен будет доказать, что запрошенные им документы, во-первых, существовали и, во-вторых, находились у бывшего директора в период исполнения им своих полномочий либо передавались ему. Например, акт приема-передачи электронных ключей от банковского счета (новый директор может получить копию такого документа в обслуживающем банке), электронные базы данных (аналогичный документ от контрагента), выписки движения средств по банковским счетам и т.п.

Факт передачи документов от бывшего директора новому руководителю желательно зафиксировать письменно (актом либо иным аналогичным документом). А наиболее значимые документы во избежание последующих разночтений и споров желательно описать как по основному содержанию, так и по количеству листов. Если же запрашиваемые документы находятся у третьих лиц и об этом имеются соответствующие доказательства, то обязать бывшего директора их вернуть будет невозможно (например, документы находятся у следственных органов после выемки, о чем имеются соответствующие процессуальные документы;

В случае, когда бывший директор проигнорировал требование нового руководителя общества о передаче документации общества, получать документы придется с помощью судебного решения.

В суде бывший директор должен будет:

  • Либо представить доказательства передачи документации новому руководителю компании (либо доказательства попытки их передачи и отказа нового руководителя от их принятия);
  • Либо доказательства и правовые основания, в силу которых документы были утеряны или уничтожены, переданы на хранение, либо выбыли из его владения помимо его воли (например, в результате выемки уполномоченными органами власти).

В противном случае будет действовать презумпция вины бывшего директора. И суды прямо указывают, что при отказе директора от дачи пояснений или их явной неполноты, он не может быть освобожден от обязанности доказывания.

Судебные споры по делам об истребовании документов у бывших руководителей юридических лиц относятся к корпоративным спорам и рассматриваются арбитражными судами.

Законом не предусмотрен порядок и сроки передачи документов бывшим директором новому. При таких обстоятельствах суды идут по аналогии и берут в расчет срок, установленный законом для самой компании как срок предоставления документов и информацию о деятельности компании по требованию ее участника (акционера). К примеру, для обществ с ограниченной ответственностью это 5 рабочих дней, для акционерных обществ – 7 рабочих дней.

Чтобы понудить ответчика по делу (бывшего директора) к своевременному исполнению решения суда, компания-истец вправе одновременно с заявлением об истребовании документов просить суд установить для бывшего директора денежный штраф за неисполнение в срок судебного решения о передаче документов, указав конкретную сумму в самом иске.

Конкретный размер судебной неустойки определяется судом на основе принципов справедливости, соразмерности нарушения и негативных последствий от такого нарушения, а также недопустимости извлечения выгоды из незаконного или недобросовестного поведения недобросовестного ответчика.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafety

Предлагаем ознакомиться:  Документы для вступления в наследство после смерти матери на квартиру: как оформить наследство

Иными словами, в результате присуждения такого штрафа исполнение судебного решения должно оказаться для бывшего директора более выгодным, чем неисполнение решения суда.

Заявление о взыскании судебной неустойки может быть рассмотрено как в ходе основного дела, так и уже после вынесения решения суда, если ответчик его не исполняет (однако, в последнем случае неустойка не будет начисляться за период, предшествующий подаче такого заявления). При этом уплата судебной неустойки не прекращает основного обязательства по передаче документации компании.

Варианты судебной неустойки могут быть различными и определяются самой компанией-истцом при подаче соответствующего заявления в суд. Это и твердая денежная сумма, взыскиваемая единовременно (штраф), и неустойка, взыскиваемая за определенный период (например, день, неделя, месяц, квартал и т.п.). Однако более эффективным представляется использование прогрессивной шкалы с увеличением суммы в каждый последующий период неисполнения бывшим директором-ответчиком судебного решения (например, за первую неделю неисполнения судебного решения — одна сумма, за вторую неделю неисполнения — сумма в большем размере и т.д.).

Судебная практика еще не выработала сколь-нибудь значимые принципы определения размера такого штрафа. В ряде случаев присужденная неустойка явно недостаточна для стимулирования бывшего директора к немедленному исполнению решения (например, 100 рублей за каждый день просрочки, но не более 50 000 рублей).

Но это, скорее, следствие как новизны самой нормы о судебной неустойке[v], так и обстоятельств конкретного дела. Ведь уже имеются и другие решения, в которых суд присуждает размер неустойки, проигнорировать которую уже явно сложно (например, 100 тысяч рублей за первую неделю просрочки, 200 тысяч рублей за вторую и так далее по 100 тысяч рублей сверх предыдущей суммы за каждую последующую неделю[vi]).

Что делать, если директор удерживает документы и печать организации

Компания (в лице директора) обязана обеспечить хранение:

  • документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Например, общество с ограниченной ответственностью обязано бессрочно с момента своего создания[iii] вести список участников общества, а первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность -минимум 5 лет;
  • документов, предусмотренных уставом компании;
  • документов, предусмотренные внутренними документами компании, решениями общего собрания участников (акционеров), совета директоров (наблюдательного совета) компании и ее исполнительных органов.

А утеря обязательных документов или их порча влечет для директора обязанность по их восстановлению.

Спорным оставался вопрос о периоде времени, за который могут быть истребованы документы у бывшего директора.

Неоднократно суды ограничивали максимально возможный период пятью годами, обосновывая свои решения тем, что именно такой срок определен законом для хранения первичных учетных документов и бухгалтерской отчетности. В качестве дополнительного довода звучало и отсутствие возможных в таком случае налоговых претензий по документам старше такого срока, и отсутствие ценности для общества по причине истечения сроков их хранения.

Однако высшая судебная инстанция страны – Верховный суд РФ – определила, что общество обязано хранить документы, связанные с его деятельностью, за весь период осуществления такой деятельности, и принимать меры к возврату или восстановлению (при наличии такой возможности) отсутствующих документов.

Внутренними регламентами компании могут быть предусмотрены сроки хранения и процедура уничтожения документов компании, если законодательством императивно не предусмотрен больший срок хранения для данного вида документов[iv]. Такие внутренние положения в компании утверждаются соответствующим органом управления.  Как правило, это обще собрание участников (акционеров) либо совет директоров.

Порядок хранения документации в организации определяется ее внутренними (локальными) нормативными актами, разрабатываемыми на основании Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Скрылся учредитель-директор со всеми документами печатью и первичной документацией

По общему правилу документы компании (устав, приказы, положения, решения и пр.) должны храниться у должностных лиц головной организации, коим является и директор, а при наличии структурных подразделений (отделов, филиалов, представительств) – у руководителей соответствующих подразделений. Отсюда следует вывод, что директор непосредственно осуществляет контроль сохранности документации и несет за ее незаконное удержание персональную ответственность.

Что касается круглой печати, то законодательство предоставляет каждой компании право самостоятельно определить порядок ее использования и хранения. В большинстве случаев эти обязательства возлагаются на директора организации. Однако, директор вправе своим приказом возложить эти обязательства на иного работника компании.

Предлагаем ознакомиться:  Жалоба на буйных соседей

В этом вопросе собственникам компаний следует пристально следить за действиями директора. При передаче печати лицу, не уполномоченному на ее хранение и использование, либо лицу, передача которому не допускается законодательством, компания может быть включена в реестр организаций с повышенным риском совершения правонарушений в экономической сфере.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright

Итак, если процедура увольнения директора пройдена, окончательный расчет с ним произведен своевременно, трудовая книжка передана, то риск возникновения исков со стороны директора о взыскании денег с компании сведен к нулю. А что делать в том случае, если сам директор не возвращает устав и круглую печать? Именно об этом далее пойдет речь.

Не подписывать акт приема-передачи дел и документов. Оформление акта является одним из составных звеньев в процедуре увольнения директора и подтверждает передачу всей документации и печати в пользованием новому директору. Подписав данный документ, Вы не сможете ссылаться на отсутствие печати и устава по вине уволенного директора.

Получить дубликат устава. В законодательстве отсутствует процедура выдачи дубликата устава компании. Учредители вправе лишь обратиться в регистрирующий орган за его ксерокопией. Это практически не поспособствует решению вопроса, поскольку для полноценной деятельности компании довольно часто необходимо иметь при себе подлинник документа.

Однако, существует процедура внесения изменений в устав, совершив которую предыдущая редакция устава утрачивает свою силу, а действует новая редакция. Таким образом, предыдущая версия устава, находящаяся «на руках» у уволенного директора, не будет иметь юридической силы, а собственники компании получат оригинал новой версии устава компании и смогут полноценно работать.

Написать в милицию заявление об утере печати и изготовить ее дубликат. Согласно Инструкции по делопроизводству организация вправе иметь одну круглую печать. Следовательно, при ее утере штемпельно-граверные мастерские не вправе изготавливать вторую круглую печать без весомых на то причин. Одной из таких причин является ее утеря.

Перед обращением за изготовлением дубликата круглой печати необходимо написать заявление в милицию об утере печати. В написанном заявлении рекомендуем указать предполагаемое место нахождения утерянной печати (место жительства уволенного директора). Если по итогам проверки милицией не будет изъята печать у директора, Вы вправе запросить соответствующую справку, на основании которой можно обратиться в штемпельно-граверную мастерскую за изготовлением дубликата печати.

Уведомить об увольнении операциониста в банке. Опасность нахождения устава и печати у уволенного директора в том, что он «за спиной» может заключать сделки и выводить деньги со счета компании. Как только директор был уволен, об следует немедленно сообщить обслуживающему менеджеру в банке. Когда к обязанностям приступил новый директор необходимо поменять карточку с образцами подписей в обслуживающем банке.

Уведомить контрагентов о замене директора, а также сообщить об этом на официальном сайте и в пабликах в социальных сетях. Так Вы обезопасите себя от нежелательных сделок с действующими и потенциальными контрагентами.

Одной из мер воздействия на уволенного директора выступает процесс его привлечения к юридической ответственности. Наниматель вправе применить в отношении руководителя дисциплинарные санкции, а также инициировать привлечение к административной и уголовной ответственности.

Привлечение директора к дисциплинарной ответственности. При нарушении установленного в компании порядка хранения документации и круглой печати директор в период работы в компании может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, лишен различного рода надбавок согласно локальным нормативными актам, действующим в компании.

Привлечение директора к административной ответственности. За утрату или незаконное уничтожение документов компании (причинение им непоправимых повреждений) либо утерю печати на директора может быть наложен штраф в размере 10-30 базовых величин. Для этого необходимо обратиться с соответствующим заявлением в милицию либо прокуратуру с приложением документов, подтверждающих увольнение директора.

Привлечение директора к уголовной ответственности. За хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие документов компании и ее печати, совершенные из корыстных или иных личных мотивов, директор может быть наказан общественными работами, или штрафом, или исправительными работами, арестом, ограничением свободы, лишением свободы на срок до двух лет.

Как правильно уволить директора

Директор компании является ее исполнительным органом, а, следовательно, законодательством предусмотрен особый порядок и основания его увольнения.

Помимо общих оснований для увольнения, установленных трудовым законодательством (соглашение сторон, истечение срока контракта и пр.), директор компании может быть уволен по специальному основанию – в связи с принятием учредителями соответствующего решения. Данное решение может быть принято в любое время действия контракта вне зависимости от воли самого директора.

Предлагаем ознакомиться:  Какие документы нужны для страховой при ДТП по Осаго список необходимых

В ООО вопрос увольнения руководителя относится к исключительной компетенции общего собрания. Для увольнения директора в ООО необходимо провести общее собрание участников и оформить его протоколом либо решением единственного учредителя. В унитарном предприятии данный вопрос вправе решать только его учредитель. Он единолично принимает соответствующее решение.

В связи с тем, что директор является материально-ответственным лицом, при его увольнении в компании необходимо провести инвентаризацию. Далее составляется акт приема-передачи дел и документов от старого директора новому.

Последним этапом увольнения директора является издание приказа. Приказ подписывает лицо, уполномоченное на это протоколом общего собрания либо решением единственного собственника. На его основании в трудовую книжку директора вносится соответствующая запись.

Не позднее 10 дней новый руководитель подает сведения в регистрирующий орган о замене руководителя. Отныне уволенный директор не будет фигурировать в ЕГР.

Что делать, если директор не присутствует при процедуре его увольнения

Особой сложности добавляют ситуации, когда директор напрочь отказывается идти на контакт: не подписывает документы, связанные с увольнением; не забирает трудовую книжку. Отсутствие реакции со стороны собственников компании на такого рода поведение директора чревато серьезными финансовыми последствиями для компании. Дабы избежать таких проблем рекомендуем действовать согласно нижеописанным рекомендациям.

Скрылся учредитель-директор со всеми документами печатью и первичной документацией

Направить по почте трудовую книжку с записью об увольнении. Согласно трудовому законодательству наниматель обязан в день увольнения директора передать ему трудовую книжку с соответствующей записью об увольнении. Если директор фактически отсутствует на работе в день увольнения либо отказывается получить трудовую книжку, наниматель в этот день направляет заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за получением трудовой книжки.

Если директор отказывается получать трудовую книжку, наниматель должен составить акт со ссылкой на присутствующих при этом свидетелей.

Встречаются случаи, когда от директора поступило письменное заявление о направлении трудовой книжки по почте. В таком случае наниматель не позднее следующего дня после получения заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу.

При несоблюдении этих простых правил директор вправе потребовать с компании возмещения среднего заработка за время вынужденного прогула и изменения даты увольнения на день фактического получения трудовой книжки.

Осуществить окончательный расчет с директором. Не позднее дня увольнения наниматель должен выплатить директору зарплату, отпускные, компенсацию за неиспользованный отпуск и иные выплаты, причитающиеся директору. Однако, если в день увольнения директор не работал (вне зависимости от причин), обязанность осуществить вышеуказанные выплаты возникает после предъявления директором соответствующего требования.

Если по вине нанимателя расчет с работником произведен не был, либо был произведен несвоевременно, то уволенный директор вправе потребовать возмещения среднего заработка за каждый день задержки, а в случае невыплаты части суммы – пропорционально невыплаченным суммам.

Специалисты юридической фирмы «Клифф» готовы:

  • Предоставить дополнительную информацию и консультации по вопросам взаимодействия с органами управления обществами, включая бывших директоров;
  • Разработать внутренние процедуры и документы, связанные с оборотом корпоративной и иной важной документации компании;
  • Представить интересы клиента в переговорах либо в суде в деле об истребовании документации от бывших руководителей компании.

Для получения дополнительной информации обращайтесь к специалистам Корпоративной практики.

[i] В настоящей статье мы рассматриваем две самых распространенных формы коммерческих организаций – общество с ограниченной ответственность и акционерное общество.

[ii] Исполнительным органом юридического может быть как единоличный исполнительный орган, так и коллегиальный исполнительный орган, либо управляющий (п.1 ст.42 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

[iii] Абз.2 п.1 ст. 31.1 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» либо с 01.07.2009, если общество создано до этой даты (дата введения в действие главы III.1 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», который предусмотрена обязанность по ведению списка участников).

[iv] Помимо перечисленных выше случаев, например, Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

[v] Норма введена в 2015 году.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

[vi] Постановление Арбитражного суда Московского округа от 12.03.2015 № Ф05-11278/2012 по делу № А41-20499/11. Впрочем, отметим, что данное решение вынесено по иной категории дел (не за непредоставление документов бывшим директором).

Об авторе:

Владимир Данилевский,
Старший юрист корпоративной практики

About the Author: admin4ik

You might like

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector