Надлежащим образом заверенные копии документов для суда

Какой же способ заверения копий письменных доказательств является надлежащим-правильным?

Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Согласно ч. 1 ст. 75 АПК РФ одним из основных средств доказывания в арбитражном процессе являются письменные доказательства, т.е. документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

При этом в силу ч. 8 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представляются суду в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии, что предопределяет особую значимость вопроса о правильном заверении копий документов для предоставления суду в качестве доказательств.

Согласно п. 21 раздела 3.1 Общие понятия «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (далее — «ГОСТ Р 7.0.8-2013»), под термином «подлинник документа» необходимо понимать первый или единственный экземпляр документа.

В свою очередь, заверенной копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, на котором в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие его юридическую значимость (п. 25 раздела 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Схожим образом в п. 35.16 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 №100, указано на то, что свидетельствование копии документа производится для придания документу юридической силы, удостоверения соответствия копии подлиннику документа.

При этом в соответствии с ч. 6 ст. 67 ГПК РФ, ч. 6 ст. 84 КАС РФ при оценке копии документа или иного письменного доказательства суд проверяет, не произошло ли при копировании изменение содержания копии документа по сравнению с его оригиналом, с помощью какого технического приема выполнено копирование, гарантирует ли копирование тождественность копии документа и его оригинала, каким образом сохранялась копия документа.

С учетом изложенного в гражданском, административном и арбитражном процессе под заверенной копией документа следует понимать такую его копию, которая отвечает двум обязательным признакам:

  1. содержание соответствует (тождественно) оригиналу;
  2. имеет надлежащие реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу.

Надлежащим образом заверенные копии документов для суда

По общему правилу, установленному п. 5.26 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. №2004-ст), отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает:

  1. слово «Верно»;
  2. наименование должности лица, заверившего копию;
  3. его собственноручную подпись;
  4. расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  5. дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N… за… год») и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Исчерпывающий перечень способов заверения документов, выполненных в форме графической записи, для предоставления суду в качестве доказательств, процессуальным законодательством не определен. Между тем системный анализ применимых норм права позволяет выделить следующие возможные варианты:

  1. копия документа может быть заверена судьей, в чьем производстве находится дело (либо одним из судей, рассматривающих дело коллегиально);
  2. копия документа может быть заверена органом, от которого исходит его подлинник, а также иным обладателем информации;
  3. копия документа может быть заверена в порядке, установленном для совершения нотариальных действий.

К надлежащим способам заверения копий письменных доказательств в целях определения их допустимости относятся как нотариальное заверение, так и удостоверение в порядке, предусмотренном Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 года № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред.

Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

  1. заверительную надпись «верно»;
  2. должность лица, заверившего копию;
  3. личную подпись;
  4. расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  5. дату заверения.

«Копия верна, подлинник находится в организации.

Должность (подпись, заверяемая печатью) Фамилия И.О.

Дата».

Для физических лиц и индивидуальных предпринимателей печать не требуется. Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

  • Заверение фотографий осуществляется путем проставления автографа с расшифровкой и даты.
  • В случае сомнения, суд вправе назначить экспертизу фото.
  • Чтобы не было проблем, делайте цветное фото с понятным изображением.

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 года № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 года № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 года № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 года № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 года № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

  1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.
  2. К письменным доказательствам относятся также протоколы судебных заседаний, протоколы совершения отдельных процессуальных действий и приложения к ним.
  3. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором. Если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов.
  4. Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов.
  5. К представляемым в арбитражный суд письменным доказательствам, исполненным полностью или в части на иностранном языке, должны быть приложены их надлежащим образом заверенные переводы на русский язык.
  6. Документ, полученный в иностранном государстве, признается в арбитражном суде письменным доказательством, если он легализован в установленном порядке.
  7. Иностранные официальные документы признаются в арбитражном суде письменными доказательствами без их легализации в случаях, предусмотренных международным договором Российской Федерации.
  8. Письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.
  9. Подлинные документы представляются в арбитражный суд в случае, если обстоятельства дела согласно федеральному закону или иному нормативному правовому акту подлежат подтверждению только такими документами, а также по требованию арбитражного суда.
  10. Подлинные документы, имеющиеся в деле, по заявлениям представивших их лиц могут быть возвращены им после вступления в законную силу судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, если эти документы не подлежат передаче другому лицу. Одновременно с заявлениями указанные лица представляют надлежащим образом заверенные копии документов или ходатайствуют о засвидетельствовании судом верности копий, остающихся в деле.
  11. Если арбитражный суд придет к выводу, что возвращение подлинных документов не нанесет ущерб правильному рассмотрению дела, эти документы могут быть возвращены в процессе производства по делу до вступления судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, в законную силу.

Разбираемся с понятиями

Пункты 2.1.29, 2.1.30 ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28)

Предлагаем ознакомиться:  Документы на получение налогового вычета при покупке квартиры

2.1 Общие понятия

29. КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

30. ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Итак, теперь мы видим, что заверенную копию документа от обычной, не имеющей юридической силы, отличает наличие специальных реквизитов. Это вполне логично. Поэтому важно выяснить, какие именно реквизиты подлежат оформлению.

Чем руководствоваться при заверении?

В настоящее время единый законодательный акт о документах и правилах документооборота отсутствует. Однако это не значит, что вопрос о том, как правильно изготовить копию документа и удостоверить ее верность, не урегулирован вовсе. И речь здесь идет не только о порядке нотариального удостоверения копии.

Порядок заверения копий документов на предприятии тоже установлен. Просто не все компании об этом знают. Те же организации, которым такие правила известны, зачастую пренебрегают их соблюдением. И зря. Ведь ненадлежащее удостоверение соответствия копии документа его подлиннику может повлечь отказ в признании доказательственного значения данной копии.

Иными словами, неправильно изготовленная копия в определенных ситуациях (например, при рассмотрении спора в суде, ответе на запрос налогового органа об истребовании документов и др.) не сможет подтвердить тот факт, на который ссылается предоставившая ее организация. Но об этом мы поговорим позже. Для начала выясним, где прописано о том, как должна выглядеть грамотно заверенная копия документа.

ГОСТ Р 6.30-2003

Многие делопроизводители при подготовке заверенных копий документов руководствуются ГОСТом Р 6.30-2003.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст)

3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения…

Предлагаем ознакомиться:  Образец искового заявления о разводе через суд

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Поэтому заверительная надпись на копии, оформленная согласно ГОСТу Р 6.30-2003, выглядит так, как это показано в Примере 1.

Пример 1

Образец заверительной надписи на копии документа, оформленной в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Итак, требования ГОСТа Р 6.30-2003 соблюдены. Но достаточно ли этого? Посмотрим, насколько установленные ГОСТом Р 6.30-2003 правила обязательны для организаций. Для этого обратимся к разделу «Область применения» данного документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст)

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации…

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Поэтому те, кто в своей деятельности использует ГОСТ Р 6.30-20031 как пособие для подготовки заверенных копий документов, должны учитывать, что всего лишь следуют рекомендациям Госстандарта России.

Данные рекомендации утверждены уже приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Как видно из наименования документа, а также следует из его содержания, он рассчитан на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкции по делопроизводству.

Извлечение из приложения № 11 «Правила оформления реквизитов документов» к п. 3.3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76

Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии______л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Отметим, что в приведенном документе, наряду с ранее рассмотренными нами реквизитами заверительной надписи, содержится уточнение – ссылка на место нахождения подлинника документа (в каком деле).

Немногие знают, что ГОСТ Р 6.30-2003 – не единственный документ, который устанавливает состав заверительной надписи на копии документа «обычной» организации. Есть нормативный правовой акт, который был принят еще в 1983 году и до сих пор официально не отменен, – Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х). Несмотря на столь солидный возраст, данный документ применяется в обязательном (а не рекомендательном) порядке по сей день; подтверждается это также и тем, что 08.12.2003 в него были внесены изменения Федеральным законом № 169-ФЗ.

Абзац 4 пункта 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Итак, в этом документе, в отличие от ГОСТа Р 6.30-2003, нет прямого указания на то, что заверительная надпись включает в себя слово «Верно» (так, на практике часто используют фразу «Копия верна»), отсутствуют и пояснения о том, что входит в реквизит «Подпись» лица, свидетельствующего верность копии.

ЗАО «Фирма «Волброк ЛТД» одержало победу в споре с Инспекцией Федеральной налоговой службы № 43 по г. Москве, несмотря на ссылки налогового органа на то, что налогоплательщик не представил надлежащим образом оформленный пакет документов в подтверждение права на применение налоговой ставки 0% по НДС по операциям при реализации товара по внешнеторговому контракту.

В частности, налоговая инспекция в суде настаивала, что представленный налогоплательщиком пакет копий документов не был заверен должным образом, так как отсутствовали дата заверения и расшифровка подписи лица, заверившего документы. Это, по мнению налогового органа, свидетельствовало о нарушении п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 (на несоблюдение Указа № 9779-Х ссылок не было). Суды всех трех инстанций посчитали, что раз требования к оформлению документов в ГОСТе Р 6.30-2003 носят рекомендательный характер, то и описанные нарушения не могут служить основанием для отказа в удовлетворении требований общества (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 20.11.2006 № КА-А40/11075-06 по делу № А40-29722/06-129-219).

Предлагаем ознакомиться:  Документы которые нужны для подачи еа развод

При рассмотрении данного дела судами не были применены правила, установленные Указом № 9779-Х. Но есть и примеры разрешенных налоговых споров, когда судьи высказывали противоположное мнение. Мы еще остановимся на них подробнее при дальнейшем исследовании практики судов (см. Судебную практику 2). А пока продолжим рассмотрение положений Указа № 9779-Х.

1. Заверить копию документа могут только руководитель или иное уполномоченное на то должностное лицо (то есть лишь те работники, которые являются «должностными лицами» – состоят в штате организации). Иными словами, даже выдача доверенности с правом удостоверять верность копий документов организации стороннему лицу (адвокату, сотруднику юридической фирмы, специалисту компании-аутсорсера и др.) формально не позволяет последнему ставить свою подпись при заверении копии документа от имени компании.

На практике суды редко обращают внимание на такие тонкости и принимают от представителей организации, не находящихся в ее штате, заверенные ими копии документов как в ходе судебных заседаний, так и в качестве приложений к подаваемым в суд исковым заявлениям (иным заявлениям, ходатайствам, жалобам, отзывам, возражениям).

Но попадаются и сведущие в этом вопросе судьи! Поэтому мы не советуем пренебрегать данным правилом, заверяя копии подписями сторонних лиц, пусть даже скрепленными печатью организации. Более того, надо тщательно следить за тем, чтобы и сотрудник компании, заверяющий копии, был на это уполномочен. В противном случае копия юридической силы иметь не будет!

Полномочия на заверение работником организации, не являющимся ее руководителем, копий документов следует установить:

  • во внутреннем документе предприятия (таком, как отдельный приказ или инструкция по делопроизводству и т.п., см. Примеры 3 и 4) и
  • в доверенности (она нужна для представления интересов организации во взаимоотношениях с третьими лицами, см. Пример 5), а также
  • в трудовом договоре с соответствующим должностным лицом (или в изменении к нему, а при наличии должностной инструкции как отдельного локального нормативного акта – и в ее новой редакции), поскольку заверение копий документов от имени организации – это не только право ставить свою подпись и оттиск печати компании, но и должностная обязанность данного работника, которую следует выполнять надлежащим образом (см. Пример 2).

Когда копиям придастся юридическая сила

В п. 35.16 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100, указано на то, что свидетельствование копии документа производится для придания документу юридической силы, удостоверения соответствия копии подлиннику документа.

Как еще может быть заверена копия

Копия документа может быть заверена судьей, в чьем производстве находится дело (либо одним из судей, рассматривающих дело коллегиально).

Это следует из смысла приведенных выше норм процессуального закона (ч. 8 ст. 75 АПК РФ), в силу которых суд при рассмотрении дела вправе оперировать как подлинником, так и заверенной копией письменного доказательства и при этом обязан проверить соответствие (тождество) представленной копии исходному документу, то есть непосредственно уполномочен сличить копию и оригинал.

Кроме того, ссылки на заверение судьей копий документов (пусть и для иных процессуальных целей, например, для ответа на запрос следственного органа либо выделения части материалов в отдельное производство) содержатся в п. п. 3.21, 8.4.8, 12.4 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде (утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 №36), п. 18.2 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ.

Копия документа может быть заверена нотариально, в порядке, установленном для совершения нотариальных действий.

Так, в силу ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1 (далее — Основы законодательства РФ о нотариате), нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами.

Свидетельствуя верность копий документов и выписок из них, нотариус не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица, от которого исходит документ.Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии документа засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке (ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате).

Общий вывод

Изложенное выше позволяет заключить, что заверение копий документов для представления суду в качестве доказательств является важным элементом судопроизводства, инструментом юридического оформления средств доказывания, способствующим успешному решению задач правильного и своевременного рассмотрения и разрешения судебных дел.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

При этом такое заверение возможно в нескольких процессуальных формах, каждая из которых должна отвечать требованиям закона и обеспечивать достоверность содержащейся в копии информации, ее соответствие (тождество) оригиналу.

Ссылки по теме:

Какие копии являются доказательством

Как себя вести в арбитражном суде

Как себя вести в арбитражном суде, и что нужно знать о процессе

Ходатайство об ознакомлении с делом в арбитражном суде

Постановление ВАС РФ №99 25.12.2013 Процессуальные сроки

About the Author: admin4ik

You might like

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector