Штатное расписание — Все о кадрах

Кто разрабатывает и утверждает штатное расписание?

Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда (Письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1). То есть штатное расписание отражает события трудовых отношений, которые способны оказать влияние на финансовое положение организации и (или) движение денежных средств. По сути, организация (особенно вновь созданная) или иной работодатель не имеют права принимать работников при отсутствии штатного расписания.

Ранее обязательной была унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 2013 г. ее использование стало необязательным. И хотя многие организации по-прежнему применяют унифицированные формы, не стоит упускать возможность, предоставленную законодателем, и адаптировать ее под нужды конкретного работодателя.

Если на предприятии нет штатного расписания, но руководство решило его разработать, возникает резонный вопрос: кто должен это делать? На него законодательство опять-таки не дает однозначного ответа. Поэтому, руководитель может заняться этим сам, определив круг ответственных лиц, которые будут ему помогать.

Логично, если это будут кадровые работники, главный бухгалтер, сотрудники юридического или планово-экономического отдела. А если на предприятии имеется отдел организации труда и заработной платы, можно поручить эту работу им. Обязанности по разработке и составлению штатного расписания 2014 могут быть отражены в трудовом договоре сотрудника или его функциональных обязанностях.

Утверждение штатного расписания относится к полномочиям руководителя организации или того лица, которому эти полномочия переданы по распоряжению руководителя. Чтобы утвердить штатное расписание, руководитель должен подписать специальный приказ или распоряжение. Реквизиты этого документа должны быть указаны в поле унифицированной формы Т-3 «Утверждено приказом организации от «__»_______20__№__». При этом дата утверждения и дата вступления в силу штатного расписания могут и не совпадать (дата вступления в силу обычно более поздняя).

Для чего вообще нужно штатное расписание?

Штатное расписание – документ, необходимый для формирования штатной структуры и численности организации в полном соответствии с Уставом предприятия. Этот документ содержит перечень структурных подразделений организации, список должностей, наименование специальностей и профессий с указанием квалификации, а также данные о необходимом количестве определенных штатных единиц. Для его составления применяется унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России.

С точки зрения работодателя штатное расписание выполняет ряд важных функций и позволяет максимально оптимизировать и упорядочить работу учреждения. Использование штатного расписания позволяет четко видеть всю структуру организации с ее подразделениями, фиксировать количество штатных единиц, контролировать численный и качественный состав сотрудников, отслеживать систему оплаты труда и размеры надбавок. А при появлении вакансий значительно упрощает подбор персонала.

Выбираем способ

Учитывая положения ст. 9 Закона N 402-ФЗ, прежде чем составить штатное расписание организации, необходимо утвердить его форму, как и формы других документов по учету труда и его оплате.

— утвердить отдельным приказом организации с приложением соответствующих форм;

— отразить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, какие формы первичных учетных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) используются для оформления фактов хозяйственной жизни (см. пример 2 ниже). При этом следует сделать указанные формы документов приложениями к учетной политике (см. пример 3 ниже).

Следует отметить, что в силу обязательности учетной политики для большинства работодателей согласно ст. 8 Закона N 402-ФЗ второй способ закрепления применяемых форм первичных документов является более предпочтительным.

Штатное расписание является обязательным документом?

По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом организации (письмо Роструда от 21 января 2014 г. № ПГ/13229-6-1). Отметим, что трудовое законодательство не содержит понятия локального нормативного акта, поэтому на практике нередко возникают вопросы относительно принадлежности того или иного документа к локальным нормативным актам организации.

По нашему мнению, штатное расписание относится к организационно-распорядительным документам организации, поскольку оно не содержит определенных правил поведения.

Однако, независимо от квалификации штатного расписания, этот документ должен быть в наличии у каждого работодателя.

Читайте подробнее о штатном расписании в статье {amp}gt;{amp}gt;{amp}gt;

Отметим, что трудовым законодательством прямо не устанавливается обязанность иметь штатное расписание для всех работодателей. Между тем в трудовом договоре необходимо указывать трудовую функцию сотрудника в соответствии со штатным расписанием (ч. вторая ст. 57 ТК РФ). Из этого можно сделать вывод об обязательности для работодателей штатного расписания.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Интересно, что на этот вопрос нет однозначного ответа. С одной стороны, Трудовой кодекс затрагивает вопрос штатного расписания, так как этот документ касается трудовой функции работника организации и оплаты труда персонала. Да и в трудовом договоре указывается, что работник выполняет обязанности в соответствии со штатным расписанием.

Имеется унифицированная форма штатного расписания, а также этот документ упоминается в Инструкции по ведению трудовых книжек (записи в трудовую книжку делаются с учетом наименования должности в соответствии со штатным расписанием). Значит, штатное расписание организации обязательно должно быть. Но, с другой стороны, ни в одном нормативном акте не указывается прямо на обязанность работодателя вводить штатное расписание. И все же, лучше оформить этот кадровый документ, поскольку большинство проверяющих органов считают его обязательным для любой организации.

Например, налоговые органы и Фонд социального страхования всегда запрашивают штатное расписание при проведении выездных проверок. По нему они сверяют правильность начисления страховых взносов, собирают информацию о страховом стаже работников, контролируют правильность налогообложения. То, что штатное расписание не является документом налогового учета, не снимает с работодателя необходимости предоставлять его во время проверок по запросу сторонних организаций.

А его отсутствие может быть расценено как нарушение трудового законодательства, за которое полагается штраф для организации в размере 50 000 рублей. Конечно, его можно оспорить в суде (тем более что прямого указания на обязанность работодателя составлять штатное расписание в законе нет), но сначала придется его заплатить.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание - Все о кадрах

Прежде всего, штатное расписание должны подписать должностные лица, ответственные за его составление и использующие его в своей работе. В унифицированной форме № Т-3 предусмотрены следующие подписи:

  • руководитель кадровой службы;
  • главный бухгалтер.

Если на предприятии отсутствует кадровая служба и как следствие ее руководитель, то подписывает штатное расписание работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства (см. предыдущую статью «А кто же кадровик»).

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае лица, подписывающие его, ставят подпись на последнем листе. НО!.. На моем штатном расписании подписи должностных лиц с расшифровками и датами подписи стоят на каждом листе. Вам советую делать так же. Это поможет избежать подделок, подлогов, фальсификаций.

Теперь составляем приказ об утверждении штатного расписания.

Предлагаем ознакомиться:  Какие предметы слают в страховом деле

Обратите внимание, что в приказе указывается информация из штатного расписания. Количество штатных единиц указываем обязательно, а вот фонд заработной платы только в том случае, если его возможно было посчитать. В случае если это первое штатное расписание на предприятии, то и текст о прекращении действия старого писать не надо.

Штатное расписание - Все о кадрах

Ознакамливать всех сотрудников со штатным расписанием необходимости нет. И на это две причины:

  • Условия оплаты каждого работника оговорены в трудовом договоре и локальных нормативных актах с которыми вы знакомите сотрудника под роспись.
  • Доход сотрудника является личным делом физического лица, а ознакомление со штатным расписанием делает эту информацию общедоступной.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 утверждена унифицированная форма штатного расписания (форма № Т-3). В настоящее время организации вправе воспользоваться как унифицированной формой, так и самостоятельно разработанной и утвержденной формой штатного расписания. Отметим, что подавляющее большинство работодателей использует унифицированные формы документов по учету кадров, поскольку применение их довольно привычно и удобно.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации (или уполномоченным лицом). Поэтому помимо самого штатного расписания в организации должен иметься приказ руководителя о его утверждении. Наличие этого приказа часто проверяют инспекторы ГИТ.

Реквизиты приказа об утверждении документа указываются в «шапке» штатного расписания.

Отметим, что трудовое законодательство не устанавливает какие-либо сроки для утверждения штатного расписания. Поэтому у работодателей нет обязанности, например, ежегодно утверждать данный документ.

Итак, работодатель решил утвердить штатное расписание по самостоятельно разработанной форме. Для начала следует издать соответствующий приказ.

Штатное расписание работников: правила составления

Как часто нужно составлять новое штатное расписание? На этот вопрос тоже четкого ответа нет. Но в данной ситуации стоит руководствоваться логикой: раз штатное расписание является плановым документом, то составлять его целесообразно на один календарный год или полугодие. Это позволит при необходимости регулировать численность персонала организации и его качественный состав. Но, вместе с тем, можно утвердить штатное расписание и на несколько лет (если в организации нет необходимости во введении новых должностей).

Рассмотрим составление штатного расписания на основе унифицированного бланка Т-3. Для получения готового документа нужно просто заполнить бланк, руководствуясь Указаниями по заполнению форм первичной учетной документации.

«Шапка». При оформлении «шапки» нужно указать наименование организации в поле «Наименование» (это делается в соответствии со свидетельством о регистрации), код ОКПО, номер документа и дату составления. В поле «Штатное расписание на период…» нужно указать только дату вступления данного документа в силу.

Содержательная часть. Форма штатного расписания предполагает нумерацию граф содержательной части документа, что добавляет удобства при работе с ним. Всего граф десять. Заполним их по очереди.

  • Графа 1 «Наименование». Указываем наименование структурного подразделения, цеха, представительства, филиала, располагая структурные подразделение согласно существующей иерархии.
  • Графа 2 «Код». Указываем код структурного подразделения, присвоенный ему руководителем организации.
  • Графа 3. Указываем должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации сотрудника в соответствии с Общероссийском классификатором профессий и Квалификационным справочником руководителей и специалистов. Тут следует учитывать, что должность, на которую принимается работник, должна одинаково звучать как в штатном расписании, так и в трудовом договоре, а также в трудовой книжке.
  • Графа 4 «Количество штатных единиц». Указываем число штатных единиц по соответствующим должностям. Если есть неполные единицы, их следует указать в долях, например, 2,75. А если есть вакантные должности, то они также указываются.
  • Графа 5«Тарифная ставка». Указываем оклад, тарифную сетку, процент от выручки, долю от прибыли – все зависит от того, какая система оплаты труда действует в конкретной организации. Главное – указать сумму в рублевом эквиваленте и помнить, что размер оклада (тарифной ставки) не может быть ниже минимального размера оплаты труда.
  • Графы 6, 7, 8 «Надбавки». Указываем предусмотренные стимулирующие и компенсационные выплаты. Это могут быть премии, доплаты, поощрительные выплаты, надбавки, которые могут быть установлены как законодательством РФ, так и работодателем. Такие выплаты могут быть фиксированными суммами или процентными надбавками.
  • Графа 9. Указываем общую сумму граф 5-8. То есть производим суммирование окладов и всех положенных надбавок и выводим общее значение в рублях. Если данные указаны в процентах, выводим процентное соотношение.
  • Графа 10 предназначена для примечаний. Если их нет, ее оставляют незаполненной.

После того как все графы заполнены, нужно заполнить строку «Итого». В ней суммируются все показатели по вертикальным столбцам: указывается, сколько всего предусмотрено расписанием штатных единиц, суммы окладов (тарифных ставок), надбавок и сумма месячного фонда заработной платы.

Подписывает штатное расписание начальник отдела кадров или уполномоченное лицо, а также главный бухгалтер организации. Печать на документ ставить можно, но не обязательно.

Срок хранения штатного расписания

Росархив устанавливает определенные сроки хранения типовых управленческих документов, в соответствии с которыми штатное расписание учреждения должно храниться в течение трех лет, начиная с года, который следует за тем, в котором документ утратил силу. Что же касается штатных расстановок, о которых пойдет речь в следующем разделе, то они хранятся семьдесят пять лет после того, как составлены новые.

В некоторых организациях отдел кадров ведет штатную расстановку – мобильный вариант штатного расписания, в котором отражаются все вакантные должности, а также вся информация по замещению должностей (ФИО работающих сотрудников, статус должностей и прочее). Штатная расстановка дает необходимую информацию об изменениях в личном составе, содержит табельные номера работников, информацию о стаже и категории (несовершеннолетние, инвалиды, пенсионеры, имеющие детей до трех лет и прочее) сотрудников.

При составлении штатной расстановки за основу берется действующее штатное расписание, в которое добавляются нужные графы. Этот документ не является обязательным и вести его организация не должна. Но штатная расстановка – достаточно удобный документ, особенно для больших организаций, который позволяет оптимизировать работу кадровиков и четко контролировать замещение вакантных должностей. Поэтому его часто используют в качестве внутреннего документа.

Штатное расписание - Все о кадрах

Даже в устоявшееся штатное расписание время от времени приходится вносить изменения. Причиной таких изменений может быть необходимость ввести в штат новую единицу, подразделение или, напротив, сократить имеющийся штат. Кроме того, может возникнуть необходимость изменения окладов, тарифных ставок, а также потребность в переименовании должностей или подразделений.

Существует два варианта внесения изменений в штатное расписание:

  • разработать и утвердить новое штатное расписание;
  • внести изменения в действующее штатное расписание.

В первом случае штатное расписание разрабатывается на основе действующего, но с учетом необходимых изменений и вводится в действие с начала или середины календарного года. Если есть острая необходимость, то с начала нового месяца.

Что же касается внесения изменений в действующий документ без его отмены, то они производятся в соответствии с приказом руководителя «Об изменении штатного расписания». В самом приказе нужно указать основание для внесения изменений в штатное расписание (это может быть реорганизация, сокращение штатов, совершенствование структуры организации и прочее), а также указать, какие именно изменения должны быть внесены.

В большой организации с разветвленной структурой лучше указывать не только должности, которые затрагивает изменение, но и структурные подразделения, где эти должности находятся. При этом все изменения в штатном расписании должны быть доведены до сведения работников предприятия, а также внесены в трудовые книжки со ссылкой на основание (приказ или распоряжение).

Предлагаем ознакомиться:  С мужем разводимся кредиту будут делить на двоих

Сокращение штата или численности работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание, поскольку сокращение численности организации предполагает исключение из расписания отдельных штатных единиц, а сокращение штата – должностей. При этом сокращаемые работники подлежат увольнению (если не предполагается их перевод на другую работу).

Поскольку при увольнении по сокращению численности или штата работников необходимо предупредить об изменениях не позднее, чем за два месяца, новое штатное расписание может быть введено в действие только по истечении этого срока. Хотя составить его можно заранее и само наличие нового или измененного штатного расписания, которое уже утверждено, станет подтверждением правомочности увольнения сотрудников.

Постановление Госкомстата №20 от 24.03.1999 разрешает организациям вносить изменения в унифицированные формы первичной учетной документации (это разрешение не касается учета кассовых операций). Следовательно, если есть настоятельная необходимость, организация может внести в готовую форму  свои правки, но при этом не допускается удаление уже существующих реквизитов.

После утверждения штатного расписания дальнейшие изменения в него вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.

При необходимости работодатель может откорректировать штатное расписание путем внесения изменений в действующий документ или утвердить новое штатное расписание.

Особое внимание надо обратить на ситуации, когда изменение штатного расписания вызвано сокращением штата или численности работников. Надо учитывать, что о предстоящем сокращении работников надо предупредить не менее чем за два месяца до увольнения (ч. вторая ст. 180 ТК РФ). Соответственно, приказ о внесении изменений в штатное расписание должен быть издан как минимум за два месяца до введения в действие изменений.

Например, работодатель принял решение о сокращении штата и 9 сентября 2015 года издал приказ об исключении из штатного расписания штатных единиц. В данной ситуации изменения должны вводиться в действие не ранее 10 ноября 2015 года.

Аналогично следует действовать при понижении оклада или изменении других условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ч. вторая ст. 74 ТК РФ).

Нередко при составлении штатного расписания возникают вопросы о том, как заполнять графу 4, в которой указывается количество штатных единиц. Например, организация может принимать работников на половину ставки, на четверть ставки и т. д.

Так, если в организации предусматривается содержание неполной штатной единицы, при заполнении этой графы количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25, 0,5 и т. д.

Или возможна такая ситуация: по одной должности работают три специалиста на полную ставку и один — на половину ставки. В этом случае в графе 4 надо указать 3,5 штатные единицы. Таким образом, количество сотрудников, работающих по определенной должности, и количество штатных единиц, указанных в штатном расписании, может не совпадать.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и проч.» указывается месячная зарплата в рублях по окладу, тарифной сетке в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации.

Отметим, что работодатели довольно часто в отношении определенных должностей указывают в штатном расписании так называемые вилки окладов. При проверке штатного расписания инспекторы ГИТ обязательно обратят на это внимание и, скорее всего, оштрафуют за нарушение требований трудового законодательства.

По мнению инспекторов ГИТ, работники, занимающие одинаковые должности, должны получать равную оплату за выполнение одинаковой трудовой функции. В противном случае будет иметь место дискриминация. Роструд поясняет, что при установлении в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует устанавливать одинаковые.

Поэтому во избежание споров с трудовой инспекцией рекомендуем воспользоваться позицией Роструда и не предусматривать при составлении штатного расписания вилки окладов.

Напомним, что штатное расписание используется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. По мнению Роструда, должность в трудовом договоре с работником следует указывать в строгом соответствии со штатным расписанием, а принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо (письмо Роструда от 21 января 2014 г. № ПГ/13229-6-1).

Таким образом, если в штатном расписании отсутствуют вакантные должности, работодатель не может принять на работу новых сотрудников. В данной ситуации первоначально следует издать приказ об изменении штатного расписания (введении новой должности или увеличении численности по определенной должности).

Сроки хранения документов по учету кадров установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Обращаем внимание: штатные расписания имеют постоянный срок хранения (ст. 71 Перечня).

Для начала разберемся, является ли штатное расписание (ШР) первичным учетным документом и обязательно ли его наличие в организации.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), согласно которому каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим лишь обязательные реквизиты. При этом право выбора форм первичных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) теперь принадлежит работодателю {amp}lt;1{amp}gt;.

К сведению. К фактам хозяйственной жизни относятся сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Мнения экспертов об обязательности штатного расписания разнятся. На наш взгляд, оно должно быть утверждено в организации. Такой вывод следует из толкования ст. ст. 15, 57, 66, 81 ТК РФ. Так, в ст. ст. 15 и 57 указывается на необходимость определения работником и работодателем и фиксации в трудовом договоре «трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием…)».

Заполнение отдельных граф

Особо нужно сказать о заполнении граф «Оклад» и т. п.: сумма оклада должна быть одна, не допускается указание так называемой «вилки», поскольку согласно ст. 22 ТК РФ оплата должна быть равной за равный труд.

Примечание. О правилах заполнения таких граф штатного расписания, как «Должность», «Количество штатных единиц», «Тарифная ставка (оклад) и пр.», «Надбавка», можно прочитать в статье «Штатное расписание в вопросах и ответах» на с. 46 журнала N 7, 2009.

Штатное расписание - Все о кадрах

При необходимости отражения По одинаковым должностям разных зарплат (а не окладов) рекомендуем либо установить для должности категории или разряды, либо регулировать это установлением надбавок (доплат) в зависимости от квалификации работников. Данной позиции придерживается и Роструд (Письмо от 27.04.2011 N 1111-6-1).

Образец оформления графы «Надбавки, доплаты» в штатном расписании.

Структурное подразделение Должность Количество штатных единиц Оклад, руб. Надбавки, доплаты Всего в месяц, руб. Примечание
Основание Сумма, руб.

Если в организации заработная плата работников состоит из окладов (либо из окладов и нерегулярно выплачиваемых премий), то графу «Надбавки, доплаты» можно исключить. И наоборот: если работодатель применяет в качестве стимулирования труда работников регулярные премии, то можно добавить графу «Премии», также для удобства выделив подграфы «Основание» и «Сумма, руб.» (см. пример 12).

Образец оформления граф «Премия», «На руки» в штатном расписании.

Структурное подразделение Должность Количество штатных единиц Оклад, руб. Премии Всего в месяц, руб. На руки
Основание Сумма, руб.

Для ряда работодателей в связи с необходимостью соблюдения ст. ст. 133 и 133.1 ТК РФ нелишним будет добавить графы «К выплате» или «На руки» (пример 12).

Штатное расписание - Все о кадрах

Общество с ограниченной ответственностью «СпортИнвест»

Предлагаем ознакомиться:  Договор о материальной ответственности - образец 2019 - 2020

(ООО «СпортИнвест»)

Штатная расстановка на 03.11.2014

Структурное подразделение Должность Коли чество штатных единиц Фамилия И. О. Оклад, (руб.) Надбавки, доплаты Премии Итого (гр. 6 гр. 8 гр. 10) Дополнительная информация
Основание Сумма (руб.) Основание Сумма (руб.)
Наименование Код  
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12  
Дирекция 01 Генеральный директор 1 Авакумов А. В. 60 000 55 000  
Секретарь 1 Белкина Н. А. 30 000 За знание иностранных языков 2000 32 000 Отпуск по беременности и родам до 25.12.2014  
Системный администратор 0,75 Волгин И. Л. 21 330 15 997,50 Работник по основному месту работы  
{amp}lt;…{amp}gt;  
Бухгалтерия 02 Бухгалтер 1 Громова К. Т. 25 000 Увеличение объема работы (ДС до 04.06.2010) 5550 30 550  
Бухгалтер 1 Древко О. К. 25 000 24 850 Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет (11.12.2014 — выход на работу)  
Бухгалтер 1 Еремина Е. М. 25 000 Расширение зоны обслуживания (ДС до 08.12.2014) 7850 32 850  
{amp}lt;…{amp}gt;  
Отдел продаж 03 Менеджер 1 Желудь У. А. 30 000 За превышение плана продаж 5000 — 30 000 35 000 — 60 000  
{amp}lt;…{amp}gt;  
Начальник отдела 1 Зорин И. А. 35 000 За превышение плана продаж 5000 — 30 000 40 000 — 70 000  
Отдел доставки 04 Специалист 0,5 Ильин Б. Б. 15 000 7500 Совместитель внешний  
Начальник отдела 1 Клаус В. В. 25 000 25 000  
Отдел маркетинга 05 Специалист 1 Ломов Я. Р. 24 400 24 400 Ребенок до 3 лет (д. р. 06.02.2012)  
Специалист 1 Мишин Т. А. 24 400 24 400  
Начальник отдела 1 ВАКАНСИЯ  
{amp}lt;…{amp}gt;  

Мнение. Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления

В теории права одной из основных черт трудоправового отношения всегда считалось включение нового сотрудника в штат организации. Важность этого действия связана с юридическим закреплением работника внутри организации. Включение сотрудника в штат организации «закрывает» имевшуюся ранее вакансию, определяет его место в системе организации и управления трудовыми процессами внутри компании, предопределяет главную составляющую величины его заработка (должностного оклада, оклада, тарифной ставки), закрепляет и делает правомерным дифференциацию корректировки оплаты труда за счет надбавок, доплат, КТУ и других выплат, позволяющих, в соответствии с утвержденными в организации системами оплаты труда, персонифицировать заработки персонала.

Примечание. См. статью «Как организовать работу с персональными данными в кадровых подразделениях» на с. 40 журнала N 3, 2012.

С серьезными проблемами в этих вопросах сталкиваются те компании, которые предоставляют персонал третьим лицам. Такие организации (частные агентства занятости) формально могут соответствовать требованию о наличии штатного расписания, но с юридической точки зрения оно создается в реальной организации и под реальные рабочие места, а не под гражданский договор с посредником.

Примечание. См. статью «10 ошибок, которые не стоит допускать при оформлении документов, связанных с персональными данными» на с. 52 журнала N 3, 2012.

Пример штатного расписания предприятия

Компании, передающие рабочую силу, нанятую под договор о предоставлении персонала, не создают реальные рабочие места, не вкладывают средства в производство и его модернизацию. В случае банкротства организации-посредника ее имущество (часто арендуемое) не может являться гарантом возмещения недополученного работниками заработка. А следовательно, нет смысла рассматривать созданные в них штатные расписания как серьезные организационно-финансовые документы.

Примечание. О «заемном» труде читайте на с. 70.

Не меньше проблем возникает у таких компаний и в связи с оформлением кадровой документации. Если посредник оформляет принимаемого работника к себе на работу, то реальное выполнение трудовых функций во вредных или опасных условиях труда у реального производственника не будет засчитываться в его льготный стаж, дающий право на пенсию, так как в офисе компании-посредника, оформляющей работника в соответствии с ее штатным расписанием к реальному работодателю, таких вредных условий труда нет.

Ни одна структура ПФР не признает работу по штатному расписанию фирмы-посредника как работу во вредных или опасных условиях, дающих право на пенсионные льготы. Это объясняется тем, что в трудовой книжке работника, которая в соответствии со ст. 66 ТК РФ является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже, в соответствии со штатным расписанием посредника сделана запись о трудоустройстве.

В заключение хочется отметить, что требования к документам, изложенные в Законе N 402-ФЗ, в ряде случаев отличаются от требований трудового законодательства (которые, по сути, жестче). Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих рекомендуем в качестве основы при разработке формы штатного расписания брать унифицированную форму N Т-3.

Целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». И наконец, поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должны осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.

Ю. Титова

Юрист,

Преподаватель,

Эксперт журнала

«Кадровая служба

И управление персоналом предприятия»

Подписано в печать

23.10.2014

Чаще всего штатную расстановку заполняют в такой же таблице как и штатное расписание, добавив колонку с именами сотрудников. Но многие кадровики составляют собственный документ, в котором отражают не только соответствие должности определенному работнику, но и нахождение сотрудников в отпуске (особенно, если этот отпуск длинный) и замещение сотрудниками отсутствующих работников.

А что делать с филиалами и обособленными подразделениями?

Отдельно следует сказать о штатном расписании организации, в которой имеются филиалы, представительства или иные обособленные подразделения.

В новой форме штатного расписания можно предусмотреть выделение не только структурных, но и обособленных подразделений.

Если Штатное расписание составляется подразделением самостоятельно (причем такое право должно быть предусмотрено в уставе организации, положении о подразделении и доверенности руководителя подразделения), то целесообразно предусмотреть процедуру согласования, а в самом штатном расписании указать реквизиты согласования.

Немного усложним задачу. Допустим, на предприятии есть обособленное подразделение или филиал. Как составляется штатное расписание и кем утверждается?

Пример приказа об утверждении штатного расписания

При наличии обособленного подразделения ответ однозначный – штатное расписание составляется в головной организации и утверждается ее руководителем. Наименование обособленного подразделения отражается в графе 1 «Структурное подразделение».

При наличии филиала возможно два варианта.

Для начала вспомним, что филиал не является самостоятельным юридическим лицом и не является работодателем для сотрудников. Поэтому первый вариант – штатное расписание филиала включается в состав общего штатного расписания предприятия и утверждается руководителем предприятия.

Однако, филиалы могут осуществлять все функции юридического лица. Поэтому возможно составление штатного расписания в филиале и утверждение его руководителем филиала, но только в том случае, если такое право им прямо предоставлено. В этом случае в графе «Наименование организации» вносим название головной организации (например, ООО «ПРЕДПРИЯТИЕ»), а в графе 1 «Структурное подразделение» указываем наименование филиала (например, Филиал Северо-Западный ООО «ПРЕДПРИЯТИЕ»).

About the Author: admin4ik

You might like

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector