Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт — Эльба

Документы для сделки с клиентом:

  • Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
  • Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
  • Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
  • Накладная документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
  • Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
  • Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Транспортные отгрузочные документы

К отгрузочным документам также относятся транспортные накладные. Если передача продукции происходит на условиях самовывоза, т. е. покупатель самостоятельно приезжает на склад или в магазин продавца и забирает ценности, транспортных накладных оформлять не нужно. Если же товар передается на других условиях, требующих транспортировки груза, в этом случае составляются отгрузочные транспортные документы, как минимум в 3-х экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и водителя.

При транспортировке транспортно-логистической компанией, которая привлекает дополнительного перевозчика или водителя по отдельному договору, оригинальных экземпляров транспортной накладной должно быть, как минимум 4. В транспортных накладных обязательно указывается реквизиты перевозчика, транспорта и водителя.

При доставке автомобильным транспортом могут составляться:

  • товарно-транспортная накладная формы 1-Т;

  • транспортная накладная, приведенная в Приложении 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным постановлением Правительства № 272 от 15.04.2011 г.

При перевозке товара железнодорожным транспортом оформляются накладные унифицированных форм ГУ-27 и ГУ-29-О в соответствии с Правилами, утвержденными Приказом МПС № 39 от 18.06.2003 г. Их составляют в зависимости от типа перевозимого груза и способа отправки.

При авиаперевозках используют авиагрузовую накладную AWB, которая не является документом, передающим право собственности на товары. Она только подтверждает передачу груза авиакомпании в аэропорту, обязанность которой — доставить его в аэропорт пункта назначения.

Предлагаем ознакомиться:  Транспортный налог для организаций 2020

При импортно-экспортных продажах и перевозках грузовым автотранспортом применяется международная товарно-транспортная накладная CMR.

Во всех транспортных документах на отгрузку строки с наименованиями перевозимого груза, грузоотправителя и грузополучателя должны полностью совпадать с данными, указанными в УПД или счете-фактуре, товарной накладной.

К отгрузочным документам поставщика могут дополнительно прикладываться:

  • сертификаты, техпаспорта и другие документы, удостоверяющие качество и комплектность продуктов;

  • упаковочный лист со списком передаваемых товаров, их артикулами, номерами мест, весом брутто и нетто;

  • кассовые чеки, подтверждающие оплату.

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

  • Предмет договора: какой результат сделки. 
  • Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
  • Права и обязанности сторон: как происходит работа.
  • Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
  • Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
  • Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.

Шаблон договора об оказании услуг

Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт — Эльба

Шаблон договора подряда

Шаблон договора поставки

Особенности оформления отгрузочных документов

Отгрузочные документы оформляет поставщик, транспортные накладные составляет также он или транспортная компания, с которой заключен договор на транспортировку. Дата отгрузочных документов должна проставляться в момент отгрузки или сразу же после ее окончания в соответствии с п. 3 ст.9 закона № 402-ФЗ.

Предлагаем ознакомиться:  Во исполнение пункта договора

Все накладные должны оформляться в момент передачи товара покупателю или компании-перевозчику. При этом дата в УПД или товарной накладной не должна быть указана ранее даты в товарно-транспортных накладных, иначе контролирующие органы вправе посчитать сделку фиктивной и отказать в вычете НДС покупателю, если стороны выступают плательщиками НДС (постановление ФАС Московского округа от 7 марта 2014 г. № Ф05-977/14).

Отгрузочные документы используются для подтверждения операций по поставкам товара, выполненным работам, услугам, а также передаче прав на имущество. С отгрузкой связан важный момент: при транспортировке товаров часто возникает риск потери и порчи товара в результате кражи, тряски, погодных условий, и тот, кто является ответственным за сохранность товара в определенный момент доставки, несет на себе все риски и связанные с ними убытки.

Счёт-фактура

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов.

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчётности.

Когда вы получаете оплату через банк безналичным платежом, не нужно выдавать документ об оплате. У клиента остаётся платёжное поручение. Этим документом он может подтвердить, что перечислил денежные средства по вашим реквизитам.

При оплате наличными, картой и электронными средствами платежа вы должны выдать покупателю кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности. Что выбрать, зависит от системы налогообложения и того, чем вы занимаетесь.

Предлагаем ознакомиться:  Если наследник умер раньше завещателя: кому перейдет наследство в 2020 году

Кассовый чек печатают с помощью кассовой техники. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными, картой, электронными средствами платежа. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Для предпринимателей на ЕНВД и патенте действует отсрочка, и они пока могут работать без кассы. Подробнее читайте в статье «Как использовать кассовую технику».

Товарный чек выдают ИП и ООО на ЕНВД и патенте по просьбе покупателя. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита и розницы с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Потом понадобится касса. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Шаблон накладной

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

About the Author: admin4ik

You might like

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector