Имеет ли право работник ознакомиться со своим личным делом

Особенности ведения и учета личных дел в кадровом делопроизводстве

Для большинства работодателей Личное дело сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом (государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни). В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено.

Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам. Данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» и гл. 14 ТК РФ: персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Работодатель при ведении кадрового делопроизводства, должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела.Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу. На каждого сотрудника организации заводится много кадровой документации, это и первичные документы, предъявляемы при приеме на работу и документы, которые формируются самой организацией в процессе трудоустройства (приказы о приеме на работу, трудовые договора) и документы, которые создаются в процессе работы сотрудника (дополнительные соглашения, справки, заявления).

Все эти документы имеют определенные сроки хранения, а некоторые документы должны храниться 75 лет. Таким образом, хранение документов по личному составу необходимо любой компании. Наилучший способ хранения и систематизации документов по личному составу организации в виде сформированного личного дела сотрудника.

Срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.Личные дела формируются на протяжении всего периода работы сотрудника, являются переходящими, не могут быть завершены по окончанию календарного года. Документы в составе личных дел работников группируются в прямом хронологическом порядке (т.е.

по мере их приобщения к личным делам). Фактическое завершение личного дела в делопроизводстве предприятия наступает в момент увольнения из него конкретного сотрудника. После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, в соответствии со сроками, определяемыми законодательством, передается в архив предприятия либо, при отсутствии архива, находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное хранение. Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).

Предлагаем ознакомиться:  Могу ли я оспорить дарение после смерти дарителя

Оформляем личное дело

Состав личного дела для сотрудников коммерческих организации не регламентирован. При оформлении личного дела можно руководствоваться «Положением о персональных данных государственного гражданского служащего российской федерации и ведении его личного дела», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Лучше всего заводить личное дело после оформления трудовых отношений, то есть после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Далее все документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку.

При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись.Поскольку делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку, прежде всего нужно оформить его обложку.

В «шапке» наименование организации полное и в скобках сокращенное.Далее указывают номер дела (обычно табельный номер сотрудника), фамилию, имя, отчество сотрудника. Датами начала и окончания личного являются даты приказов о приеме на работу и увольнении работника.Кроме обложки, нужно оформить внутреннюю опись документов (оформляется при открытии дела и после издания приказа о приеме на работу) и лист-заверитель (оформляется после увольнения работника и закрытия дела), а также пронумеровать листы.

Внутренняя опись, представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ, и помогает быстро его найти. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника.

В нее необходимо вносить наименования помещаемых в личное дело документов, количество листов, дату изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ. Внутренняя опись подписывается составившим ее лицом с указанием даты составления. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.После увольнения работника дело закрывается, оформляется лист-заверитель и личное дело прошивается.

Предлагаем ознакомиться:  Шпаргалка по арбитражному процессу

Личное дело формируется в два этапа:

  1. в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;
  2. в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.

На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:

  • внутренняя опись документов дела;
  • копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
  • трудовой договор;
  • должностные инструкции;
  • копия приказа о приеме на работу.

Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

1. Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу:

  • паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;
  • страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • документов воинского учета для военнообязанных лиц;
  • свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица;
  • справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) (если требуется в силу закона).

2. Документы, возникающие в период деятельности работника в организации:

  • заявление о приеме на работу (при наличии);
  • справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
  • копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельство о рождении ребенка;
  • копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности;
  • экземпляры трудового договора и соглашений к нему об изменении условий трудовых отношений;
  • копии приказов о приеме на работу, переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;
  • должностную инструкцию;
  • экземпляр договора о полной материальной ответственности;
  • соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);
  • материалы аттестации;
  • докладные и объяснительные записки, заявления работника;
  • документы, подтверждающие анкетные данные (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене имени и пр.);
  • копия трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу и расторжении трудовых отношений.

При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило — табельный номер).

Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета. Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек.

Предлагаем ознакомиться:  Прекращение права собственности на недвижимое имущество

Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию. При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Работник имеет право знакомиться только со своим личным делом в помещении кадровой службы. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в описи дела. При ведении кадрового делопроизводства, работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

About the Author: admin4ik

You might like

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector